L’augmentation des échanges en vidéo conférence a changé notre façon de participer à des réunions. A deux ou à 50 et plus, la fourchette est large.
Nos pratiques ont dû s’adapter à ces échanges en distanciel et notre écoute a dû évoluer.
Ecouter est un sport d’équipe. Il y a ceux qui parlent et ceux qui écoutent et ceci à tour de rôle. C’est comme au tennis, si votre partenaire ne renvoie pas la balle, la partie est interrompue.
Voyons les obstacles que nous pouvons rencontrer dans notre communication. Ils sont les mêmes que dans une communication interpersonnelle en binôme mais augmentés par l’absence totale ou partielle du langage non-verbal. Cette amputation est majeure et il va falloir la compenser par une attention redoublée.
1. Soyons clairs dans nos discours et nos intentions
Puisque nos signaux non-verbaux sont très limités, il va falloir être transparents sur nos intentions. Un message qui ne prête pas à interprétation est nécessaire. Si nous voulons donner une directive soyons le plus clair et le plus direct possible. Pas de digression, pas de phrase trop longue et le désir d’être compris sont nos objectifs permanents.
2. Soyons attentifs aux participants
Même réduits à la taille d’une vignette en bordure d’écran, nous devons observer les participants. La tentation est grande de faire défiler nos présentations sans tenir compte des réactions du public. Il est là même lointain. Nous devons diminuer le nombre de supports, type images Powerpoint, pour solliciter des échanges avec les participants. Ils ont besoin de se sentir impliqués dans la communication.
3. Assurons-nous qu’ils entendent bien
Nous devons faire réagir les participants pour nous assurer qu’ils écoutent et dédient leur attention au message que nous leur délivrons. N’hésitons pas à demander à certains participants de commenter leur perception des informations données par exemple. Veillons à questionner tous les participants y compris ceux qui ont des coupures de réseau ou qui ont éteint leur vidéo pour diverses raisons. Pensons à faire des pauses plus fréquentes pour reposer l’attention de certains qui n’ont pas l’habitude de longues périodes immobiles.
4. Vérifions le niveau de compréhension
Lançons des exercices, des mises en pratiques, des questions. Nous ne pouvons pas demander à la cantonade : « avez-vous compris ? ». Rares sont les personnes qui osent dire non. Alors demandons : « comment allez-vous faire ? » ; « êtes-vous d’accord avec ça ? » ; « avez-vous des suggestions ?» …
5. Laissons la parole voire provoquons la
Pensons toujours à faire participer tous les participants. Faisons des tours de table virtuels sans oublier de laisser des temps de silence pour permettre aux personnes de prendre leur place dans l’expression de leur pensée. Offrons des questions et attendons les réactions.
Animateur d’une réunion ou participant, notre écoute doit prendre en compte les nécessités de ces outils qui en nous permettant de poursuivre nos activités nous font entrer dans de nouvelles pratiques.
J’entends beaucoup de personnes dirent leur lassitude face aux rendez-vous virtuels, leurs difficultés de concentration sur un long moment, parfois même leur souffrance face à l’absence de « vrais » contacts.
D’autres sont ravies d’échapper aux transports et autres contraintes de la vie de bureau. De toutes façons, nous n’avons pas le choix pour l’instant alors, faisons au mieux pour rendre nos réunions et nos échanges le plus agréables et positifs possibles.
Certaines organisations sont un peu trop gourmandes en réunion et créent des rendez-vous trop nombreux. D’autres oublient de régulièrement reprendre contact avec leurs collègues. Le juste milieu est difficile à trouver. Si le rythme, l’organisation et le continu des réunions ne vous satisfait pas (trop de réunions, pas assez ou mal organisées) n’hésitons pas à les repenser pour plus d’efficacité.
Bonnes réunions vidéo à toutes et tous
